Koral

Portatevi avanti!

Quando organizzate un evento o un’attività che prevede un’iscrizione, è bene darne notizia con sufficiente anticipo. Al contrario si rischia che la maggior parte dei coristi non sia più disponibile e che non si riesca a raccogliere i soldi necessari per tempo. E’ sufficiente dare un rapido avviso (un “save the date”) con i dettagli a seguire. Anticipo si, ma senza esagerare! Se state organizzando un fantastico evento natalizio, chiedere ai coristi di iscriversi durante l’estate è probabilmente troppo presto!

Un piano dettagliato

Quando si tratta di registrare i partecipanti ad un evento, non fate affidamento sulla vostra memoria o su pezzi di carta sparsi qua e là, ma preparate un foglio Excel o un documento Word in cui inserire tutti i dettagli necessari: è sicuramente più professionale, soprattutto agli occhi di chi ha speso dei soldi per partecipare. Per fare un esempio, nelle prime due colonne del file si possono inserire il nome di ogni corista, la sezione di appartenenza, così da sapere di quante voci per parte si dispone, il metodo di pagamento e la data in cui è stato effettuato. In questo modo non solo le informazioni di base saranno chiare e ben ordinate, ma chiunque, in caso vi trovaste a dover delegare l’organizzazione dell’evento, può accedervi senza dover ricorrere continuamente a voi e alla vostra memoria, o peggio ancora al vostro ordine!

Pagamenti anticipati

Dopo anni di tentativi, abbiamo visto che chiedere i soldi in anticipo è la politica migliore. Se qualcuno si iscrive, ma non ha i soldi con sé, l’organizzatore sarà poi costretto a mandare una serie di messaggi di reminder o a dare letteralmente la caccia a chi deve ancora versare la sua parte. Inoltre, se si sta organizzando un evento che può partire solo se si arriva ad un certo numero di iscritti, il fatto di non avere subito tutte le quote può causare sgradevoli problemi di liquidità. Nel caso in cui qualcuno fosse realmente impossibilitato a versare l’intero ammontare in un’unica volta, si possono prevedere piccole rate. Sta ovviamente alla discrezione dell’organizzatore valutare ogni singolo caso.

Condizioni d’utilizzo

Non aver nessun regolamento scritto, benché possa sembrare un po’ formale, in certi casi può generare qualche molti problemi. Non serve certo un lungo e complicato contratto, ma è sicuramente una buona idea chiarire quali sono i casi in cui è possibile effettuare un rimborso o un cambio biglietto, altrimenti c’è il rischio di rimanere senza cassa e nel caso di spese fisse da affrontare, come l’affitto di una sala, è invece fondamentale sapere di poter contare su certe entrate. Se infatti si dovessero restituire i soldi a chiunque non si sia potuto presentare, il progetto che si è organizzato potrebbe risultare di colpo non più economicamente sostenibile. A quel punto si avrebbero due possibilità, cancellarlo, o pagare di tasca propria l’ammanco. Entrambe le soluzioni sono sicuramente spiacevoli, quindi meglio prevenire!

Creare interesse

Quando si tratta di raccogliere iscrizioni per un evento o una trasferta non bisogna temere di mettere fretta ai propri coristi. Se infatti questi pensano che ci si può segnare anche all’ultimo minuto, chi organizza entrerà facilmente in panico perché non avrà idea se sarà in grado di portare avanti o meno il progetto. Si può così pensare, per invogliare le persone ad affrettarsi, di offrire uno sconto a chi acquisterà i biglietti con anticipo. Ovviamente non temete di sponsorizzare adeguatamente l’evento in questione: non è raro che i coristi (chi era distratto, chi assente, chi chiacchierava) non capiscano subito che si parla di una fantastica occasione che li riguarda in prima persona! A questo proposito ogni mezzo è lecito: un richiamo alle prove, email, messaggi, volantini, affissioni, cartelli luminosi..scatenate la vostra fantasia!